Automatiseer het onautomatiseerbare
Bied jij de KMO-portefeuille aan aan je klanten en ben je al die administratie grondig beu? Of overweeg je dit te gaan doen, maar kijk je op tegen die onoverkomelijke berg administratieve shizzle?
Dan is dit iets voor jou!
Herkenbaar much?
- Woohoow, 50 inschrijvingen! Oh nee, 50 inschrijvingen… dat zijn 50 facturen die ik moet maken, 50 dossiers om te controleren, 50 betalingen die ik moet opvolgen, …
- Traject afgerond. Allez, voor de deelnemers toch, ik heb nog wat werk voor de boeg met die certificaten.
- Shit, een audit! Waar heb ik die facturen nu weer bewaard? Hmmm, en die aanwezigheidslijsten, certificaten en tevredenheidsmetingen? HELP!
- Ik denk dat ik maar eens stop met die KMO-portefeuille aan te bieden. Oké, ‘t is fijn voor mijn klanten, maar al dat gedoe…
- “Ik hou de groep deelnemers bewust klein”, da’s geen marketingtrucje, ik wil mezelf gewoon die administratie besparen.
Stel je voor…
- De btw en niet-subsidiabele bedragen betaalt de klant online bij inschrijving.
- De facturen worden automatisch gemaakt, met het juiste totaalbedrag én alle informatie voor de deelnemers om hun KMOP-dossier meteen op te starten.
- Indien nodig, wordt er een inschrijvingsbewijs gegenereerd dat de deelnemer digitaal kan ondertekenen.
- De factuur, het eventuele inschrijvingsbewijs en een duidelijk stappenplan voor de KMO-portefeuille belanden rechtstreeks in de mailbox van de klant.
- Uiteraard komt de factuur ook automatisch in je eigen boekhoudingssysteem terecht.
- Al je klantendossiers beheer je eenvoudig op een centrale plek, zodat je alles bij de hand hebt, ook wanneer je over 5 jaar een audit krijgt. Je kan hier ook steeds de status van elk dossier checken.
- Je programma zit erop! De certificaten en evaluatieformulieren staan al te wachten om op het juiste moment doorgestuurd te worden naar alle deelnemers.
Wat krijg je?
- Het hele inschrijvingsproces verloopt volledig automatisch. Je hoeft geen facturen meer handmatig te maken. Ook eventuele documenten die ondertekend moeten worden, worden volledig automatisch en digitaal afgehandeld.
- Voor elke dienst die je aanbiedt met KMO-portefeuille een checkout-pagina waarop deelnemers bij hun inschrijving meteen het BTW-bedrag en andere niet-subsidiabele bedragen betalen.
- Automatisch verstuurde facturen met daarop alle informatie die de deelnemer nodig heeft om het dossier voor de KMO-portefeuille in te dienen.
- Een automatisch verstuurde bevestigingsmail naar de deelnemers met een stappenplan voor hun KMOP-aanvraag.
- Indien nodig (bijvoorbeeld bij opleidingen op maat) een automatisch verstuurd inschrijvingsbewijs dat digitaal ondertekend kan worden.
- Een deelnemersdatabase waarin de gegevens van de deelnemers automatisch worden opgenomen incl. alle relevante informatie over de deelnemer en de inschrijving.
- De status van het KMOP-dossier wordt automatisch aangepast in de deelnemersdatabase en er worden automatisch reminders gestuurd naar deelnemers die nog stappen moeten ondernemen in de afhandeling van hun dossier.
- De certificaten en evaluatieformulieren staan klaar om op het juiste moment doorgestuurd te worden naar alle deelnemers.
Ik zag, net als zovele andere ondernemers, zo vreselijk op tegen alle administratie die komt kijken bij een KMOp certificaat, dat ik het bijna niet had aangevraagd. Omdat mijn klanten het wél absoluut wilden, deed ik het toch en besloot om alle admin uit te besteden aan een VA. Een fijn, voor mij al heel goed werkend plaatje, maar niet goedkoop.
Tot Miet in mijn leven kwam en mij het plezier deed die ganse procedure eens grondig door te lichten. Bij elke stap waarvan ik dacht ‘nee, dat kan nog niet geautomatiseerd worden’, kwam zij met een ‘jawel, hoor, dat moet lukken’. Geniaal gewoon. Waardoor nu ongeveer alles in mijn KMOp procedure écht volledig geautomatiseerd loopt, er quasi geen mankracht bij komt te kijken en enkel al het VA-kostenplaatje daalt met 1000 euro per maand. En alles staat ook nog eens netjes gedocumenteerd voor een audit. Van administratieve draak naar subsidiewonder: Miet did the trick.
Revolutie in administratieland: ik ben megafan, dat kan je je wel indenken.
– Nele Van Hoeymissen, Compagnonne
Het is nog niet gedaan!
hiermee volg jij al je dossiers naadloos op
- Een deelnemersdatabase waarin je alle info van de deelnemers kan bewaren die je nodig hebt voor je volgende audit.
- Een opleidingsdatabase gekoppeld aan de deelnemersdatabase waarin je alle info over de opleiding kan bewaren die je nodig hebt voor je volgende audit.
- Instructiefilmpjes over het gebruik van de KMOP-automatisatie en de databases.
Meer nodig? Dit kan er ook nog bij!
- Deelnemers automatisch toegang geven tot het juiste lesmateriaal in je online leeromgeving
- Doormailen van andere documenten, PDF’s, links, … die de deelnemers nodig hebben.
- Ook jouw niet-KMOP-producten nemen we mee op in de automatisatie. Als we dan toch bezig zijn, kunnen we meteen the whole shebang aanpakken, toch.
“Ik ben zo blij met wat Miet voor Compagnonne gedaan heeft! Ik weet hoeveel administratie er komt kijken bij de KMO Portefeuille. Zoveel stapjes, zoveel deadlines, zoveel kansen op fouten. En aangezien administratie voor de eerste ondernemers geen favoriete bezigheid is, is het de uitdaging om te zorgen dat het voor alle partijen toch vlot verloopt. Met de automatisatie die Miet gemaakt heeft, hebben we dat dus bereikt! Wij versturen 1 mail met een aantal gegevens, de klant betaalt de btw en daarna wordt een heel proces in gang gezet waar onze voornaamste taak is om in de gaten te houden dat de klant de KMOp deadlines respecteert. Want ook al is Miet een echte automatisation wizard, de subsidieaanvraag bij de KMOp moet de klant toch echt nog zelf doen. 😉 En dat dat op tijd gebeurt, komt nogal nauw bij de KMOp. Dankzij de automatisation hebben wij haarscherp in de gaten wanneer een reminder nodig is.
Het heerlijke is dat Miet blijft finetunen. Er komt nu al zoveel minder administratie bij het hele proces kijken en het ziet er naar uit dat dat nóg minder gaat worden. Daar word ik zo blij van!”
– Saskia Vandenbroeck, Office Confetti
Automate Your KMO-portefeuille
- Voor elke dienst die je aanbiedt met KMO-portefeuille een checkout-pagina waarop deelnemers bij hun inschrijving meteen het BTW-bedrag en andere niet-subsidiabele bedragen betalen.
- Automatisch verstuurde facturen met daarop alle informatie die de deelnemer nodig heeft om het dossier voor de KMO-portefeuille in te dienen.
- Een automatisch verstuurde bevestigingsmail naar de deelnemers met een stappenplan voor hun KMOP-aanvraag.
- Indien nodig (bijvoorbeeld bij opleidingen op maat) een automatisch verstuurd inschrijvingsbewijs dat digitaal ondertekend kan worden.
- Een deelnemersdatabase waarin de gegevens van de deelnemers automatisch worden opgenomen incl. alle relevante informatie over de deelnemer en de inschrijving.
- Een opleidingsdatabase gekoppeld aan de deelnemersdatabase waarin je alle info over de opleiding kan bewaren die je nodig hebt voor je volgende audit.
- Automatisch verstuurde certificaten en evaluatieformulieren.
- Instructiefilmpjes over het gebruik van de KMOP-automatisatie en de databases.
- Eventueel: deelnemers krijgen automatisch toegang tot het juiste lesmateriaal in je online leeromgeving
- Eventueel: andere documenten, PDF’s, links, … die de deelnemers nodig hebben automatisch tot bij de deelnemer.
- Eventueel: ook niet-KMOP-producten opgenomen in de automatisatie.
Jouw investering: 2997
Nog niet zeker of dit wel iets voor jou is? Boek gratis en vrijblijvend een kennismakingsgesprek en we bespreken dit even samen.
Geen automatisatie zonder tools
Een basispakket van tools die je zeker nodig hebt:
-
Plug & Pay, een tool om betaalpagina’s te maken.
Kostprijs: 59 € excl. BTW / maand
-
Mollie, een tool die online betalingen regelt
Kostprijs: geen vaste kosten, enkel transactiekosten
-
Moneybird, een facturatietool
Kostprijs: 12 € excl. BTW per maand
-
Een e-mailmarketingtool zoals ConvertKit, Drip, Flodesk, ActiveCampaign, Mailerlite, …
Kostprijs: afhankelijk van de tool en het aantal subscribers op je lijst
-
Zapier, de tool die alles gaat automatiseren
Kostprijs: 49 $ per maand
-
Notion, een projectmanagementtool waarin je je KMOP-dossiers gaat beheren
Kostprijs: gratis
- Google Workspace
Kostprijs: € 5,20 gebruiker/maand voor een starter abonnement - Voor andere tools zoals een tool om documenten te laten ondertekenen, een cloud-oplossing om al je documenten op te slaan, … bespreken we samen welke de beste zijn voor jouw bedrijf.
Ik ben Miet
Technische shizzle, 100% helder.
Da’s waar ik elke dag voor ga voor mijn klanten.
Ik zie zoveel solo-ondernemers rondom mij strugglen in hun business omdat ze de juiste tools nog niet ontdekt hebben of omdat ze niet weten hoe ze er het meeste uit kunnen halen.
Solo-ondernemers die willen groeien met hun online business help ik met hun technische shizzle. Ik laat hen mogelijkheden zien waar ze zelf nog niet aan dachten.
Soms maakt één enkele tool al het verschil.
Je hoeft ‘t niet allemaal alleen uit te zoeken. Laat mij je helpen, krijg vertrouwen in de technische kant van je zaak en hou meer tijd over voor de dingen die jij het liefste doet. Zo wordt ondernemen weer fun!
Je bent nog geen geregistreerd dienstverlener
MAAR JE WILT HET GRAAG WORDEN
Je KMO-portefeuille-administratie automatiseren heeft geen zin als je nog geen geregistreerd dienstverlener bent. Overweeg je om je te laten registreren en wil je daarna die hele administratieve shizzle door mij laten automatiseren? Dan raad ik je aan om eerst werk te maken van je registratie en pas als je die beet hebt te denken aan de automatisatie.
Als kandidaat-dienstverlener moet je een audit doorlopen en heel wat documenten voorleggen. Dit vergt best wel wat voorbereidingswerk waar niet iedereen warm van wordt. Maar no worries, I’ve got you covered.
Natalie van Virtueel Natalie wordt wel heel blij van de voorbereiding van zo’n audit en is dan ook dé ideale persoon om jou van A tot Z te begeleiden.
Zodra je de datum van je audit kent kan je al een afspraak maken met mij zodat ik jouw automatisatie kan inplannen. Natalie zorgt er dan samen met jou voor dat ik alle info krijg die ik nodig voor die automatisatie.
En zo zorgen we er samen voor dat jouw KMO-portefeuille vanaf dag één op rolletjes loopt.
FAQ
Wat als ik niet goed weet of dit wel iets voor mij is?
Boek een kennismakingscall, dan bespreken we dit samen. Of stuur me een WhatsApp-berichtje: +32 456 55 62 58
Is de prijs van de tools inbegrepen in het traject?
Nee, de tools zijn niet inbegrepen. Lees hier welke tools je nodig hebt en wat ze kosten.
Verdien jij geld aan de tools die ik ga gebruiken?
Voor een aantal tools krijg ik een affiliate-commissie als je je aanmeldt via mijn persoonlijke link. Ik gebruik dit soort links enkel voor tools waar ik 100% achter sta en ook enkel voor tools die ik zelf gebruik.
Wat als ik nog niet met de KMO-portefeuille werk, maar het wel overweeg?
Wat fijn dat je het overweegt om met de KMO-portefeuille te werken. Het is een heel interessante extra om aan te bieden aan je klanten. Je kan gerust starten met je aanvraag en ook al intekenen op dit aanbod. We plannen dan je automatisatie in voor november, december of indien nodig zelfs januari. Bovendien help ik je graag op weg met mijn voorbereidingstemplate. Lukt het je om één of andere reden toch niet om de registratie in de wacht te slepen, dan betaal ik je voorschot terug.
Kan ik de KMO-portefeuille gebruiken om dit pakket aan te kopen?
Helaas niet, dit is geen opleiding, maar uitvoerend werk. Je kan de KMO-portefeuille dus niet gebruiken om dit pakket aan te kopen.
Kan ik betalen in termijnen?
Zeker, je betaalt dan 6 maandtermijnen van 500 €.
Kan ik een factuur krijgen?
Uiteraard! Vul de juiste facturatiegegevens in bij het uitchecken en de factuur komt automatisch in je mailbox terecht.
Hoe kan ik betalen voor dit traject?
Je kan betalen met Bancontact, KBC, Belfius, iDeal en Credit Card.