Your Systems, Built For You
“Kan iemand dat gewoon voor mij regelen?”
Je bent goed in wat je doet. Maar ergens onderweg is er een laag bijgekomen van taken die jij eigenlijk niet zou moeten opnemen: planningen die handmatig bijgehouden worden, mails die tussendoor beantwoord moeten worden, informatie die op drie verschillende plekken staat maar nooit helemaal klopt, repetitieve taken die veel te veel tijd in beslag nemen, ...
Dat wil niet zeggen dat jij niet georganiseerd genoeg bent, dat betekent gewoon dat jouw systemen niet voor jou werken.
Ik kijk hoe jouw business nu draait, waar je op vastloopt, en wat jij nu nodig hebt. Daarna bouw ik de systemen op maat van jouw bedrijf, zodat jij je energie kunt steken in de dingen die je graag doet en waar je goed in bent.
Jij vertelt me hoe jouw ideale business eruitziet. Ik regel de rest.
Section Styles dividers
Wat kan ik voor jou doen?
Jij bent…
Een ondernemer (met een klein team) die al een tijdje bezig is en merkt dat de manier waarop je begon, niet meer werkt nu je groter wordt.
Je business draait, maar jij bent nog altijd de bottleneck. Alles loopt via jou, en dat begint te wegen.
Jij hebt systemen nodig die werken voor jou en die met je meegroeien.
Jij bent…
Een bedrijfsleider in een KMO met een tiental mensen in je team. De uitdagingen stapelen zich op, en je merkt dat je meer tijd kwijt bent aan coördineren en brandjes blussen dan aan het uitbouwen van je bedrijf.
Je weet dat het anders kan, maar je hebt er gewoon geen tijd voor.
Jij hebt iemand nodig die je hierin ontzorgt en systemen bouwt op maat van jouw bedrijf.
Jij bent…
Een ambitieuze starter die meteen goed wil beginnen. Je voelt dat de keuzes die je nu maakt de basis leggen voor alles wat daarna komt, en je wil die basis stevig hebben.
Je wil niet over twee jaar alles moeten omgooien omdat de fundering niet klopte.
Jij hebt een systeem nodig waarmee je meteen goed kan starten, nog voor de chaos zich manifesteert.
In Your Systems, Built For You bouw ik voor jou de systemen die passen bij jouw bedrijf.
Section Styles dividers
Zo werk ik!
Ik luister naar jouw verhaal. Elk bedrijf is anders, en ik begin altijd met begrijpen hoe dat van jou werkt. Wat loopt er goed, waar loop je tegenaan, wat is jouw droomscenario? Ik stel vragen, denk mee en probeer een goed beeld te krijgen van jouw situatie. Jij kan ook al meteen al jouw vragen aan mij stellen en voelen of er een klik is tussen ons.
Op basis van wat ik gehoord heb, werk ik een concreet voorstel uit dat past bij jouw bedrijf en jouw budget. Geen standaardpakket, geen one-size-fits-all. Ik kijk altijd naar het geheel, want één probleem oplossen terwijl de rest niet klopt heeft geen zin. De beste oplossing is bovendien niet altijd de meest geavanceerde, maar de één die jij effectief gaat gebruiken.
Ik bouw de systemen die jouw business ondersteunen, op een manier die past bij hoe jij werkt. Wanneer ik klaar ben, kunnen jij en je team er zelf mee aan de slag. Het is jouw bedrijf en ik wil niet dat je afhankelijk blijft van mij. Investeren in goede systemen is investeren in de groei van je bedrijf, en dat voordeel moet jij kunnen blijven plukken, lang nadat ik weg ben.
Miet kan dingen oplossen waarvan je nooit had gedacht dat ze op te lossen waren. Ik vind dat elke ondernemer dit traject zou moeten doorlopen, want je bent soms zo op automatische piloot bezig. Het is goed dat iemand anders eens meekijkt hoe je de dingen aanpakt.
– DELPHINE
Eerst even samen kennismaken?
Wil je weten wat ik voor jouw bedrijf kan betekenen? Kies hieronder een momentje uit en ik vertel het je graag.
👉 Plan hieronder je kennismakingsgesprek in.
Of stuur me eerst een mailtje of WhatsApp-berichtje!
Met deze klanten werkte ik al succesvol samen
Wil jij dat ook? Boek een kennismakingsgesprek, stuur een mailtje of een WhatsApp-berichtje!
-
Pot & Paint Club is het keramiekatelier van Anne waar deelnemers hun eigen keramiek beschilderen. De stukken worden daarna gebakken en zijn na een aantal weken klaar voor afhaling.
Hun uitdaging:
Voor een atelier waar honderden stuks per weekend worden gemaakt is het hele bakproces, van “stuk geschilderd” tot “klaar voor afhaling” een logistieke uitdaging. Bijhouden wie wat gemaakt heeft, opvolgen wat al gebakken is en wat nog niet, een mailtje sturen zodra de stukken klaar zijn voor afhaling, weten waar welk stuk zich bevindt in het magazijn, … Dit werd allemaal handmatig bijgehouden en opgevolgd in een systeem dat daar eigenlijk niet voor gemaakt is.
Mijn oplossing:
Ik bouwde een eenvoudige webapplicatie op maat, gehost op de eigen accounts van Pot & Paint Club zodat zij eigenaar blijven van hun data:
Uploadpagina voor deelnemers: na de workshop scannen deelnemers een QR-code in het atelier, laden een foto van hun keramiek op en laten hun contactgegevens achter.
Overzichtsdashboard voor het personeel: een login-beveiligd dashboard toont alle ingediende stukken met foto, naam en contactgegevens. In één klik markeren ze een stuk als gebakken en klaar voor afhaling.
Automatische verwittiging: zodra een stuk als klaar wordt gemarkeerd, krijgt de deelnemer automatisch een e-mail.
Het resultaat:
Het personeel beheert alles vanuit één overzicht.
Geen handmatig bijhouden meer van wie wat gemaakt heeft of wie al verwittigd is.
Deelnemers krijgen een persoonlijke, verzorgde ervaring die past bij de sfeer van het atelier.
De tool draait volledig op gratis of quasi-gratis diensten, wat de maandelijkse kost tot bijna nul herleid.
-
Het Expertisecentrum Leefstijlinterventies is een Nederlands expertisecentrum dat coaches opleidt en ondersteunt in het begeleiden van patiënten naar een gezondere leefstijl. Ester en Nicole werken met een groeiend netwerk van coaches die via een startpakket en jaarlicentie toegang krijgen tot hun e-learning, kennisbank en community en met de methodiek van het expertisecentrum aan de slag mogen in hun eigen praktijk.
Hun uitdaging:
Het team van het expertisecentrum draaide op een digitale lappendeken van tools, Excel-lijsten en heel veel manueel werk. Klantgegevens werden tot wel vijf keer opnieuw ingevoerd: in WooCommerce, e-Boekhouden, MailerLite, LearnDash én Dropbox. Facturen raakten kwijt, betalingen liepen fout, en het licentieproces vereiste dat coaches een document uitprintten, ondertekenden, inscanden en terugmailden. Nieuwe licentiehouders aanmelden bij alle systemen hing volledig af van één teamlid dat wist hoe het moest. Goed bedoeld, maar met 800 licentiehouders is dit kwetsbaar, tijdrovend en niet schaalbaar.
Mijn oplossing:
Ik begon met een grondige Tech Audit om de volledige werking in kaart te brengen en de juiste prioriteiten te bepalen. Daarna bouwde ik een gestroomlijnd systeem op maat:
Aankoopflow via Plug & Pay: coaches kopen hun startpakket of jaarlicentie via een overzichtelijke betaalpagina. Betaling en (jaarlijkse) facturatie gaan zo automatisch zodra de coach zich aanmeldt.
Automatische onboarding via Zapier: zodra een betaling binnenkomt, worden klantgegevens automatisch doorgestuurd naar MailerLite, LearnDash en een mini-CRM in Notion, ... Geen dubbele invoer meer.
Digitale ondertekening via SignNow: het licentiecontract wordt automatisch aangemaakt en digitaal verstuurd, met reminders als de ondertekening uitblijft. Het ondertekende document wordt automatisch opgeslagen.
Verzendflow via SendCloud: bij aankoop van een startpakket wordt automatisch een verzendlabel aangemaakt. Geen handmatig aanmaken via PostNL meer.
Mini-CRM in Notion: elk klantdossier bevat de status van betaling, ondertekening, verzending en toegang tot de leeromgeving. Ester, Nicole en de rest van het team werken met één gedeeld overzicht.
Inschrijvingen via TidyCal: coaches schrijven zich zelf in voor de startinstructie en 1:1-calls via een boekingspagina met automatische bevestiging, Zoom-link en reminder.
Het resultaat:
Het team hoeft niet langer dezelfde gegevens vijf keer in te voeren.
Het licentieproces verloopt volledig digitaal en geautomatiseerd, van betaling tot ondertekening tot toegang.
Er is eindelijk één centrale plek waar het hele team het overzicht bewaart.
De werking is minder afhankelijk van specifieke personen, en dus ook een stuk minder kwetsbaar.
-
Nancy, zelf voormalig kapster, biedt opleidingen aan voor kappers, zowel online als offline.
Haar uitdaging:
Elk type opleiding heeft unieke vereisten, waar ze tot voor kort veel tijd verloor aan handmatig werk:
Online trainingen: Deelnemers moeten direct na inschrijving toegang krijgen tot de online leeromgeving.
Open trainingen: Deze trainingen worden op vaste data aangeboden, met een maximaal aantal deelnemers per datum. Het systeem moest automatisch bijhouden wanneer een datum vol is.
Salontrainingen: Deze trainingen worden op locatie gegeven. Deelnemers kiezen zelf 1, 2 of 3 data waarop Nancy naar hun salon komt. Het systeem moest flexibel zijn om deze data te boeken en tegelijkertijd betaalopties bieden, zoals eenmalige betaling of betaling in termijnen.
Mijn oplossing:
Ik ontwikkelde voor elk type training een aangepaste oplossing die volledig aansluit op de specifieke behoeften:
Online trainingen:
Ik creëerde checkouts die direct gekoppeld zijn aan Nancy's online leeromgeving.
Na betaling ontvangen deelnemers automatisch een bevestigingsmail met toegang tot hun cursus.
Open trainingen:
Voor de open trainingen implementeerde ik een systeem waarmee deelnemers bij inschrijving een datum kunnen kiezen.
Het aantal beschikbare plaatsen per datum wordt automatisch bijgehouden. Zodra een datum vol is, wordt deze niet meer weergegeven in de opties.
Salontrainingen:
Ik bouwde een systeem waarin deelnemers eerst hun gewenste data (1, 2 of 3) kunnen selecteren.
Na het kiezen van de data gaan deelnemers door naar de betaling, waar ze kunnen kiezen tussen eenmalige betaling of gespreid betalen in termijnen.
Na afronding van de betaling ontvangt Nancy direct een overzicht van de gekozen data en betaling, zodat ze eenvoudig kan plannen.
Het resultaat:
Eenvoud voor deelnemers: Deelnemers vinden gemakkelijk de juiste training en hebben een soepel inschrijfproces, ongeacht het type opleiding.
Tijdbesparing: Nancy hoeft niet langer handmatig inschrijvingen, betalingen en data te beheren. Alles verloopt nu geautomatiseerd.
Flexibiliteit: De salontrainingen bieden deelnemers de vrijheid om data te kiezen die voor hen werken, terwijl Nancy duidelijke en tijdige informatie krijgt.
Meer omzetmogelijkheden: Dankzij de optie voor termijnbetalingen worden de trainingen toegankelijker voor een breder publiek.
-
Loes runt in het landelijke Wange een prachtige Kasteelhoeve waar bedrijven seminaries, teambuildings en evenementen kunnen houden organiseren en waar groepen kunnen samenkomen voor feesten, retreats of weekendjes weg.
Haar uitdaging: Loes wilde de bezoekers van haar website beter informeren over de prijzen van haar aanbod, maar een uitgebreide prijstabel zou verwarrend en tijdrovend zijn om bij te houden. Loes zocht een oplossing die gebruiksvriendelijk was voor haar klanten én voor haarzelf.
Mijn oplossing:
Ik ontwikkelde een interactieve en geautomatiseerde oplossing:
Maatwerk calculators:
Ik ontwierp calculators die bezoekers op de website kunnen gebruiken om een richtprijs te berekenen.
Bezoekers vullen parameters in zoals:
Aantal personen.
Aantal dagen.
Of ze overnachtingen willen of niet.
Extra’s zoals catering of activiteiten.
De calculators geven direct een richtprijs, zodat bezoekers een duidelijk beeld krijgen van de kosten.
Integratie op de juiste plekken:
De calculators zijn strategisch geplaatst op de website, bijvoorbeeld op pagina’s met informatie over bedrijfsevents en familieverblijven.
Hierdoor vinden bezoekers snel wat ze zoeken en blijven ze langer op de website.
Gebruiksvriendelijke backend:
Loes kan zelf eenvoudig aanpassingen doen in de prijsparameters, zonder dat ze technische kennis nodig heeft.
Dit maakt de calculators toekomstbestendig en flexibel.
Het resultaat:
Betere conversies: Bezoekers krijgen direct inzicht in de prijzen, wat hun drempel verlaagt om contact op te nemen of een boeking te doen.
Minder vragen: Loes ontvangt minder e-mails en telefoontjes met vragen over prijsindicaties, wat haar veel tijd bespaart.
Professionele uitstraling: De calculators versterken de gebruiksvriendelijkheid van haar website en geven bezoekers een moderne, professionele ervaring.
Flexibiliteit: Loes kan eenvoudig inspelen op prijswijzigingen of nieuwe aanbiedingen zonder ingewikkelde updates.
-
Lieve, een herborist met een passie voor kruiden, lanceert jaarlijks haar populaire kruidencursus in 3 formules. Haar uitdagingen:
Drie verschillende versies van de cursus beheren met bijbehorende materialen en toegangsniveaus was tijdrovend.
Mensen die eerder een versie hadden gevolgd, moesten kunnen upgraden met korting.
Bij de mentorship-versie moesten deelnemers duidelijke communicatie ontvangen over de live-dagen die ze kozen.
Automatische toegang tot de juiste Q&A-sessies, herinneringen en het online lesmateriaal was essentieel.
Mijn oplossingen: Met een helder stappenplan en de juiste tools heb ik Lieve's proces volledig geautomatiseerd:
Checkoutpagina's: Ik creëerde aparte, duidelijke inschrijfpagina's voor de drie versies van de cursus.
Automatische facturen & bevestigingsmails: Na inschrijving ontving elke deelnemer direct een factuur en een persoonlijke bevestigingsmail. Voor Mentorship-deelnemers werden de data van hun gekozen reeks automatisch vermeld.
Toegang tot de leeromgeving: Deelnemers kregen meteen toegang tot het online platform met het juiste lesmateriaal en, indien van toepassing, de Q&A-sessies.
Herinneringen: Voor elke Q&A-sessie werden automatische reminders gestuurd, zodat deelnemers niets misten.
Upgrades: Voor deelnemers die eerder een versie volgden, heb ik een kortingscode ingesteld die hen stimuleerde om te upgraden naar een hogere versie.
Het resultaat:
Lieve bespaarde weken aan handmatig werk.
De communicatie was helder en volledig geautomatiseerd, waardoor deelnemers direct wisten waar ze aan toe waren.
Door de upgrades met korting verhoogde ze haar omzet, terwijl ze een hogere klanttevredenheid behaalde.
Dankzij de automatisaties had Lieve meer tijd om zich te richten op de inhoud van haar cursus en haar passie voor kruiden.
HEY, IK BEN MIET VAN UNCLOUDED
Ik geloof dat ondernemen niet zo ingewikkeld hoeft te zijn als het soms voelt.
De meeste chaos die ondernemers ervaren is oplosbaar, met de juiste systemen en op een manier die past bij hoe jij werkt.
Ik ben Miet en ik bouw die systemen.
Voor mensen die echt iets willen betekenen voor hun klanten maar die merken dat de organisatie van hun business hen in de weg zit. Voor ondernemers die goed zijn in wat ze doen, maar die te vaak hun energie steken in dingen die eigenlijk geen tijd zouden mogen kosten.
Hoe ik werk
Ik begin altijd met luisteren. Voor ik ook maar iets bouw, wil ik begrijpen hoe jouw business nu echt in elkaar zit en wat jij eigenlijk nodig hebt. Want jouw bedrijf is niet hetzelfde als dat van iemand anders, en een systeem dat voor één ondernemer perfect werkt, kan voor een andere compleet verkeerd zijn.
Ik kijk naar het geheel. Niet naar één tool of één probleem, maar naar hoe alles samenhangt. En wat ik bouw, bouw ik zo dat jij er zelf mee verder kunt. Geen black box waar alleen ik in kan, maar een systeem dat werkt, dat past bij jouw bedrijf en dat jij begrijpt.
Ik werk met mensen die ergens in geloven, die hun klanten echt willen helpen en een bedrijf willen bouwen dat past bij wie ze zijn. Als jij je daarin herkent, dan werken we waarschijnlijk goed samen.
“Ik wist wel al op voorhand dat de kwaliteit erg goed ging zijn, maar Miet gaat telkens die extra mile. Haar flexibiliteit en klantvriendelijkheid zijn subliem.”
– MART HERTECANT, HEYMART