Plannen is nooit a waste of time

Heb je weleens het gevoel dat je meer aan het plannen bent dan aan het werken? Of dat je door al die digitale tools die er tegenwoordig bestaan meer online zit dan offline? Ik vertel je hoe je ervoor kunt zorgen dan plannen geen waste of time wordt, wel integendeel. En dat je absoluut niet voortdurend met je neus op een schermpje moet zitten om al je digitale tools goed te gebruiken.

Kies je tools

Één analoge tool, zo weinig mogelijk digitale tools en kies bewust.

Als analoge tool gebruik ik een bullet journal, nooit losse papiertjes, want die raak ik kwijt.

Als digitale tool gebruik ik vooral Notion, mijn Google agenda, mijn inbox en Braintoss. Dat is weer zoiets moois aan Notion, het vervangt heel veel, dus het beperkt het aantal tools dat ik gebruik vrij drastisch.

Zei ik al dat ik van Notion hou?

Mijn bullet journal

Voor mij is mijn bullet journal vooral voor privézaken. Ik maak er elke week een weekplanning, met todo’s die vooral privé-gericht zijn omdat dat meestal dingen zijn waarvoor ik geen computer of smartphone nodig heb en ik wil dan ook niet dat die todo’s in een digitale todo-lijst staan, want dan zie ik ze niet of moet ik er altijd voor op een scherm kijken.

In mijn bullet journal maak ik ook veel lijstjes. Ik heb een lijstje voor elke maand van het jaar, waarin ik schrijf waar ik die maand zeker aan moet denken. Ik maak elk seizoen een bucketlist van dingen die ik graag zou willen doen in dat seizoen. Ik maak elk jaar een 19 voor 2019, 20 voor 2020, … met dingen waar ik dat jaar aandacht aan wil schenken.

Tenslotte gebruik ik mijn bujo om te kribbelen, te braindumpen, gewoontes te tracken, …

Kortom, vooral privé en voornamelijk dingen die ik maar tijdelijk nodig heb. Mijn zomerbucketlist van 2019, om maar iets te noemen, staat in mijn bujo van toen en ik kan daar altijd terug naar gaan kijken, maar ik moet die niet permanent bij de hand hebben.

Notion

Notion gebruik ik vooral voor werkzaken. Mijn job speelt zich voor 90% achter mijn laptop af, dus die zaken heb ik ook graag online beschikbaar. Daar vind ik analoge tools minder handig. Mijn todolijst zit in Notion, alle informatie die ik graag bij de hand heb als ik werk, alle projecten waar ik aan werk.

Privé gebruik ik Notion voornamelijk voor dingen die ik wel digitaal doe (de boekhouding van de toneelvereniging) of dingen die ik voor lange tijd wil bewaren (een receptendatabase, een to-read-lijst).

Google Calendar en mijn inbox

In mijn digitale agenda staan mijn afspraken. Ik heb een privé-agenda, die mijn man ook kan zien, en een werkagenda. In mijn inbox komen uiteraard al mijn mails binnen.

Een goede workflow

Elke ochtend besteed ik een half uurtje aan mijn mails in mijn inbox, ik doe dat volgens het Inbox Zero-principe. Ik werp een blik op mijn agenda en mijn bullet journal en zet dan Notion open met mijn takenlijst voor die dag.

Elke vrijdagnamiddag maak ik een weekplanning. Privé in mijn bujo, werk in mijn todolijst in Notion. Ik maak een weekplan in mijn bujo, noteer voor elke dag welke taken ik wil tackelen, kijk even in mijn maandlijst van de huidige maand en in mijn bucketlists van het moment of daar nog dingen zijn die mijn aandacht vragen. Ik maak ook een weekmenu in mijn bujo en noteer wie er allemaal jarig is zodat ik op het juiste moment een berichtje of kaartje kan sturen.

In Notion kijk ik welke taken ik die week wil gaan doen en geef ze als deadline de dag dat ik ze wil uitvoeren.

Dit alles doe ik met mijn Google Calendar erbij, zodat ik weet welke afspraken, zowel werk als privé ik die week heb.

Gedurende de week vul ik aan waar nodig in Google Calendar, Notion en mijn bullet journal.

Recent ben ik ook gestart met mijn werkdagen nog verder uit te plannen door voor elke werkdag van 8u30 tot 16u30 per half uur te noteren wat ik op dat moment wil doen. Ik kan vrij goed inschatten hoelang ik aan een bepaalde taak besteed. En ik merk dat als ik mezelf twee uur de tijd geef om deze blogpost te schrijven, er een foto bij te zoeken en het geheel online te zwieren, dat ik dat dan ook in twee uur klaar krijg. Als ik gewoon zeg dat dat vandaag moet gebeuren, zonder strakke deadline, dan besteed ik er meestal een pak meer tijd aan.

Maar dat kost toch tijd?

Absoluut, een uurtje op vrijdagnamiddag. Had ik dat uur dan niet beter kunnen besteden aan iets anders? Misschien! Maar de rust die dit in mijn hoofd geeft en het feit dat ik mét een plan zoveel meer gedaan krijg dan zonder plan, zijn dat uur meer dan waard.

Komt daar dan nooit iets tussen?

Jawel, regelmatig! Maar ik weet dan heel goed waar ik aan toe ben en waar er ruimte is om te schuiven.

Bovendien plan ik op vrijdag niet zo heel veel in. Als ik vier dagen superproductief ben geweest, dan is de vrijdag er om wat eenvoudige administratieve dingen af te handelen, te zorgen dat ik de week kan afsluiten met een lege mailbox en een plan voor de week die komt. En ik heb daar meestal ook wel wat tijd om dingen af te werken die door de week toch niet zijn afgeraakt. Of om nog een module te volgen in een online cursus waar ik aan bezig ben. Of om te gaan lunchen met een vriendin. Vrijdag is mijn uitwijk- en afwerkdag.

Weet je nog waar je hoofd staat tussen al die tools?

Zeker, want ik weet heel goed waar ik elke tool voor wil gebruiken. Dat was in het begin wat zoeken en nog soms. Maar mijn planningsmoment op vrijdag is ook het moment dat ik al mijn tools even onder de loep neem en kijk of alle info staat waar hij moet staan en eventueel aangevuld moet worden met nieuwe info.

Zit je dan niet de hele tijd op je laptop of smartphone?

Eigenlijk valt dat heel goed mee. Door mijn workflow heel consequent te volgen, de juiste tools op het juiste moment en voor de juiste doelen te gebruiken en gedurende de week al mijn tools aan te vullen waar nodig, heb ik niet het gevoel dat ik meer tijd besteed aan plannen dan nodig en dat ik ook niet meer tijd besteed aan mijn digitale tools dan nodig.

En natuurlijk vergeet ik af en toe iets te noteren, of schiet me ineens iets te binnen terwijl ik in de rij in de Okay sta. En dan heb ik Braintoss. In die app maak ik snel een nota die rechtstreeks in mijn inbox terechtkomt en die ik dan in de juiste tool zet zodra ik weer eens achter mijn computer zit. En als ik mijn smartphone niet bij de hand heb, dan maak ik een notitie in mijn bujo.

Hoe plan jij? En welke digitale tools helpen jou hierbij?