Factureren kost mij maandelijks 10 minuten. Echt, letterlijk 10 minuten. Dat is bij jou ongetwijfeld een ietsiepietsie meer. Ben je een freelancer of dienstverlener en werk je soms uurtje-factuurtje? Dan hoef ik je vast niet meer te vertellen hoe vervelend factureren kan zijn. Elke maand weer uitzoeken hoeveel tijd je precies besteed had aan die ene klant. En hoeveel van die tijd ging nu weer naar dat project? Oh, en er was nog iets, maar wat was dat alweer?
Tijdig en correct factureren hoort nu eenmaal bij ondernemen. Toch als je elke maand de choco op je boterham wil kunnen betalen. En het hoeft helemaal geen lastig werkje te zijn. Zoals ik al schreef: bij mij duurt het 10 minuten. Ik ben niet een of ander administratief worden, ik wil gewoon niet meer tijd aan die facturatie besteden. Want zo heb ik meer tijd om te doen wat ik graag doe, en dat is anderen helpen met de juiste tools voor hun business. Gelukkig heb ik twee tools die mij helpen om dat te realiseren.
Tijd registreren in Toggl Track
Als je volgens een uurtarief werkt, dan moet je op de een of andere manier bijhouden hoeveel uren je werkt aan een opdracht. Hoe doe jij dat? Met een Excel-sheet? Vul je die uren dan consequent in of komt er op het einde van de maand soms wat giswerk aan te pas? En wat met verschillende uurtarieven voor verschillende klanten of projecten? Help!😱
Ik registreer mijn gewerkte uren snel en gemakkelijk via Toggl Track. In deze app kan je een timer laten lopen gelinkt aan jouw klant, het project waar je aan werkt en aan welk uurtarief.
Gebruik je Google Chrome, dan kan je zelfs een Toggl Time Tracker installeren in je browser, zodat je de website niet hoeft te openen. Maar gewoon de site van de app open hebben staan in een apart tabblad werkt even goed.
Ik maak vooraf mijn klanten en projecten aan in Toggl. Wanneer ik aan een taak begin, ga ik naar de timer en ik vul de beschrijving van de taak in bij “what are you working on”. Ik kies het project uit de lijst en klik op start. Als ik klaar ben, klik ik op stop. Voilà, zo simpel is het. Tijd geregistreerd.
Maar goed, daarmee zijn mijn facturen nog niet gemaakt. En ik zou geen tech expert zijn mocht ik daar ook geen handige tool voor hebben. Enter Factuursturen.be.
Factureren in Factuursturen
Rechtstreeks facturen sturen vanuit Toggl Track gaat niet, maar mijn facturatieprogramma Factuursturen heeft wel een integratie met deze app. Dat maakt het factureren op het einde van de maand echt wel a piece of cake.
Ik klik in Factuursturen op “nieuw document” om een nieuwe factuur te maken. Ik kies aan welke klant ik wil factureren en klik op het klokje in de balk rechts om de tijdregistraties te openen. Daar kies ik de klant en eventueel het project waarvoor ik wil factureren. Daaronder verschijnen de taken en gewerkte uren die ik in Toggl geregistreerd heb, waaruit ik dan kies welke ik op dat moment wil factureren. Met een simpele klik voeg ik ze toe aan de factuur, inclusief de juiste prijs. Versturen. Klaar.
Twee tools, uren tijdbesparing
Dat ik dit kan uitleggen in één simpele blogpost, bewijst hoe dummy proof dit systeem is. Door Toggl Track en Factuursturen samen te gebruiken besteed ik maandelijks niet meer dan 10 minuten aan de facturatie voor mijn uurtje-factuurtje klantenwerk.
Als je net als ik geen fan bent van facturatie (wie is dat wel?), dan zijn deze twee tools een hele verademing. De enige vereiste is natuurlijk dat je consequent Toggl Track gebruikt om je uren te registeren. Maar it beats Excel, toch? Eens je merkt hoe gemakkelijk en vlot dit werkt, registreer je met plezier je uren in Toggl en is facturatie niet langer die vervelende taak die je altijd maar voor je uit blijft schuiven.
Je tijd registeren is echt zo simpel als een knop aan- en uitzetten in Toggle.
