Calendly moet ik waarschijnlijk niet meer introduceren. Het is een online afsprakentool die veel ondernemers gebruiken om klanten makkelijk zelf hun afspraken te laten vastleggen, wijzigen en annuleren. Bovendien komen de afspraken rechtstreeks in je agenda en krijgen zowel jij als je klant op tijd een reminder. Het bespaart je alleszins heel wat over en weer mailen om een simpel intakegesprek in te boeken.
Maar wist je dat er nog 2 manieren zijn waarop je Calendly kan gebruiken? Namelijk de One-off Meeting en de Meeting Poll. Als je op de “create”-knop klikt zie je die onder Event Type staan. Dat bovenste ken je waarschijnlijk wel. Voor elk type event, zoals een intakegesprek of een coaching call kan je een Calendly-kalender aanmaken. Maar waarvoor dienen die andere twee features?
Ontdek het in deze video. Onder de video kan je de uitleg nog eens nalezen.
Calendly functies: One-off Meeting
De eerste extra functie van Calendly is de one-off meeting, voor eenmalige afspraken.
Stel, iemand vraagt een gesprek met jou om iets te bespreken. Het is niet echt een intakegesprek of coachingcall en het is niet echt de bedoeling dat dit een standaard afsprakentype wordt. Dan hoef je niet speciaal voor dit ene event een nieuw Event Type aanmaken, maar kan je dus werken met een one-off meeting.
Hoe werkt ‘t?
De tools wijst zichzelf uit.
- Klik op voor one-off meeting
- Kies hoelang je meeting zal duren
- Daarnaast vind je je agenda waarin je de tijddslots kan aanduiden wanneer het voor jou past
- Klik op next
- Geef je meeting een naam
- Geef eventueel een locatie mee (bv. via Zoom)
- Vul eventueel extra info in
- Kies of de mogelijke opties alvast gereserveerd worden in je agenda of niet
- Publish meeting
Wanneer je je meeting gepubliceerd hebt, krijg je een link die je kan kopiëren en doorsturen naar je vergaderpartner of je kan ervoor kiezen om de mogelijke tijdsstippen te copy/pasten in een mail. De persoon die dan je mail krijgt, kan dan simpelweg op het meest gepaste tijdsstip klikken in de mail om de meeting vast te leggen.
De meeting komt automatisch in jullie beide agenda’s en voor de rest werkt het zoals Calendly altijd werkt. Veel makkelijker dan 8 mails heen en weer om een gepast moment te vinden, niet?
Calendly functies: Meeting Poll
Behalve de one-off meeting, is er ook nog de meeting poll. Je kan het vergelijken met Doodle, maar nog professioneler en zonder storende advertenties. Deze feature dient dus om een moment af te spreken voor een meeting of een event met verschillende personen.
Hoe werkt ‘t?
Easy peasy!
- Klik op voor Meeting Poll
- Kies hoelang je meeting zal duren
- Daarnaast vind je je agenda waarin je de tijddslots kan aanduiden wanneer het voor jou past
- Klik op next
- Geef je meeting een naam
- Geef eventueel een locatie mee (bv. via Zoom)
- Vul eventueel extra info in
- Kies of de mogelijke opties alvast gereserveerd worden in je agenda of niet
- Publish meeting
Wanneer je meeting gepubliceerd is, krijg je opnieuw een link om door te sturen naar de mensen met wie je de meeting wil houden. Hier heb je niet de mogelijkheid om de timeslots rechtstreeks in een mail te plakken.
Nadat iedereen hun keuzes hebben vastgelegd, krijg je een lijstje met de beste momenten en kan je er een uit kiezen. Iedereen krijgt dan een mail met de afspraak en het komt automatisch in ieders agenda.
Ik gebruik Calendly voor alle types calls en meetings die ik heb in mijn business. Klanten kunnen makkelijk zelf een moment kiezen dat voor hen past en het bespaart ons allemaal heel wat tijd en mails.
Wil je graag zelf aan de slag met Calendly, en wil je hulp bij het opzetten van je account? Boek een Rent My Brain-call en dan doen we het gewoon even samen.
