Ik heb door de jaren heen al wat tools, zowel analoog als digitaal, uitgeprobeerd. Asana, Trello, Evernote, Onenote, Google Keep, Google Tasks, de takenmodule van Outlook, Todoist, Wunderlist, …
Allemaal passeerden ze al de revue. Sommigen werden meteen weer overboord gegooid, anderen bleven wat langer maar werden toch weer vervangen door een nieuwe tool, een betere tool.
Door trial & error vond ik een aantal echt goede tools die werkten voor mij. Mijn projectmanagement en todo’s in Asana, notities in Evernote, Excel voor lijsten en tabellen en al mijn bestanden in Google Drive.
Toch was het nog niet helemaal wat ik zocht. Ik stopte wel al mijn todo’s in Asana, netjes geclusterd in projecten, maar ik miste er toch wat overzicht en flexibiliteit.
Ik merkte bijvoorbeeld dat ik alles omzette in todo’s stopte, ook links die ik later nog eens wilde bekijken, ideeën waar ik eens over na moest denken, …
Ik worstelde ook nogal met de manieren waarop je je taken kan bekijken in Asana, ook al zijn die mogelijkheden behoorlijk uitgebreid. Ik kreeg toch vaak geen goed overzicht over wat er nu precies vandaag allemaal op mijn todo-lijst stond.
Of ik maakte notities in Evernote, maar kon die dan moeilijk linken aan taken in Asana en bekeek mijn notities niet vaak omdat ze niet direct in het zicht staan. En informatie structureren in tabellen lukt daar al helemaal niet, dus daar gebruikte ik dan nog een hele hoop Excel-bestanden voor.
Ik stuitte dus op weerstand en op de beperkingen die elke tool heeft.
Het verschil tussen tools en systemen
En misschien is dat wel het probleem. Het blijven tools, waardevolle tools, dat zeker en vast, maar het blijven allemaal afzonderlijke tools. Ik krijg er geen systeem in.
Een systeem is de manier waarop je iets doet, een tools is het hulpmiddel dat hiervoor je gebruikt.
De hulpmiddelen waren er wel, maar ze blijven louter dat: goede hulpmiddelen, zonder meer.
Toen ik Notion pas leerde gebruiken, stond ik er dan ook wat sceptisch tegenover. Allez, weer een nieuwe tool… Ik verwachtte dan ook een herhaling van wat zich al zo vaak had voorgedaan. Even uitproberen en dan in het beste geval één van mijn tools inruilen voor Notion, maar meer ook niet.
Al snel bleek echter dat Notion heel anders is dan alle andere tools.
Wat maakt Notion zo bijzonder?
Ik vergelijk dat graag met het verschil tussen playmobil en lego.
Als je een grote doos vol playmobil hebt, dan heb je een heleboel figuurtjes om mee te spelen: een tafel, een stoel, een draaimolen, een fiets, … Maar als je een bed nodig hebt en dat zit niet in je doos, heb je geen bed om mee te spelen.
Heb je een grote doos vol lego, dan heb je een heleboel blokjes in verschillende grootten en kleuren en je maakt daarmee wat je wil. Wil je een bed, dan maak je een bed, wil je een auto, dan maak je een auto, …
Asana, Evernote, Trello, Excel, … zijn playmobil. Asana is een projectmanagementtool, maar als ik notities wil maken of ideeën wil noteren, kan ik met Asana niet veel beginnen. Evernote is een notitie-app, maar ik ga daar geen takenlijstjes in bijhouden. In Excel kan ik makkelijk lijsten met informatie bijhouden, maar dat gebruik ik niet voor notities of todo’s.
Maar Notion is lego, je hebt je bouwblokken en daarmee maak je wat je wil. Een takenlijst, een checklist voor je op vakantie vertrekt (als je vakantie niet in het water gevallen is door Corona, tenminste), een receptendatabase, een klantenlijst, een verzameling links die je wil bewaren, je meeting notities, noem maar op.
En ik ben altijd al meer fan van lego geweest dan van playmobil.
Alles wat ik vroeger in Asana, Evernote of Excel stak zit nu allemaal samen in Notion.
Één tool die alles kan, dat is voor mij beter dan veel tools met elk een beperktere functionaliteit.
En het is dat ik zo van mijn papieren bullet journal hou, anders zou ik die misschien zelfs overboord zwieren en in Notion steken…
