Als je met Notion werkt ga je vroeg of laat ook databases tegenkomen. En die term alleen al kan je de goesting ontnemen om met Notion aan de slag te gaan. Ik kan me voorstellen dat als je over databases hoort, je het gevoel krijgt dat je minstens burgerlijk ingenieur moet zijn om daarmee te kunnen werken. Maar, rustig, ik neem je bij de hand en zo moeilijk is het niet, echt niet!
Het verschil
Misschien even over het verschil tussen pages en databases. In Notion werk je in een pagina of in een database. Maar databases kunnen ook pagina’s bevatten en pagina’s kunnen meerdere databases bevatten. Dat is om het moelijk te maken. Maar nogmaals, zo moeilijk is het niet, echt niet!
Een pagina in Notion kan je het best vergelijken met een pagina uit een boek of tijdschrift of met een webpagina. Een pagina bevat informatie in de vorm van tekst, foto’s, video’s, links, … en natuurlijk kan een pagina ook een database bevatten.
Een database kan je het best vergelijken met een tabel, denk bijvoorbeeld aan een adressenlijst in Excel, waarbij je verschillende kolommen hebt (naam, voornaam, adres, postcode, plaats, geboortedatum, e-mailadres, …) en in elke kolom vul je de informatie in die je wil bewaren.
Hoe gebruik je databases
Het handige aan databases in Notion is:
- Je kan je “properties” zelf kiezen. Properties zijn vergelijkbaar met je kolommen in excel of met de eigenschappen van je taken in een takenlijst als Asana (wie moet de taak uitvoeren, wat is de deadline, in welke categorie valt ze, …)
- Je kan je takenlijst op verschillende manier bekijken (tabel, kanban-board, kalender) waarbij elke view nog eens gefilterd en gesorteerd kan worden zoals jij dat wil.
- Elk item uit je database is een pagina op zichzelf waarop je alle informatie kan plaatsen die je nodig hebt.
Zo kan het bijvoorbeeld gebeuren dat je een pagina hebt waarop meerdere databases staan, en die database bestaat op zijn beurt weer uit pagina’s waarop ook weer informatie staat.
Ik geef je een voorbeeld vanuit mijn eigen Notion-workspace. De indeling van mijn workspace is gebaseerd op de PARA-methode van Tiago Forte.
Als je door hebt hoe databases en pages werken en wat precies het verschil is, dan kan je makkelijker beslissen of je een pagina dan wel een database nodig hebt voor de info die jij wil opslaan in Notion.
En als je wat vaker met databases gaat werken, dan ga je merken dat je databases nog veel vaker kan gebruiken dan je denkt.
Meeting notities bijvoorbeeld, die zou je perfect kunnen opslaan op een pagina “Meeting notes” met per meeting een subpagina. Maar je meeting notities opslaan in een database heeft enorm veel voordelen.
Waar gebruik jij databases voor in Notion?
