Kan jij je nog voorstellen dat we onze was met de hand zouden doen? Ik kan me ook niet meer voorstellen dat ik mijn business “met de hand” zou runnen!
Wat is automatiseren?
Schiet jij bij het woord automatiseren spontaan in een kramp? Dat hoeft niet zo te zijn. Automatiseren is sexier en eenvoudiger dan je op het eerste zicht zou denken. Automatiseren gaat over het automatisch uitvoeren van handelingen die jij normaal handmatig uitvoert. Enkele voorbeelden:
-
De inschrijvingen voor jouw nieuwsbrief komen op jouw mailinglist terecht en krijgen bij hun eerste inschrijving een welkomstmailtje waarin je jezelf uitgebreid voorstelt. (Zonder jouw tussenkomst)
-
Als iemand zich inschrijft voor jouw online cursus of workshop, gebeurt de betaling meteen online, wordt er een bevestigingsmail mét factuur gestuurd naar de deelnemer, wordt de factuur naar de boekhouding gestuurd en krijgt de deelnemer toegang tot het online leerplatform. (En helemaal automatisch hè)
-
Als iemand een afspraak met jou maakt, komt die afspraak in jouw agenda te staan, krijgt de klant een bevestigingsmail met een knop om de afspraak in zijn/haar agenda te zetten en krijg jij een mailtje met de boodschap dat er nieuwe afspraak werd gemaakt. (En jij behoudt alle controle over jouw agenda)
-
…
Bij deze voorbeelden kan je je vast wel iets voorstellen! Maar hoeveel van die taken gebeuren bij jou al automatisch?
Tijdsbesparing
Als veel van die taken door jou nog handmatig worden uitgevoerd, wil dat zeggen dat jij nog heeeeeel veel tijd kan besparen.
Al die e-mailadressen die jij niet meer handmatig in jouw mailinglijst hoeft te zetten…
Al die inschrijvingen die jij niet meer hoeft te beheren…
Al die facturen die jij niet meer hoeft te maken…
Al die betalingen die jij niet meer hoeft op te volgen…
Al die facturen die jij niet meer naar de boekhouding hoeft te sturen…
Al die telefoontjes en mailtjes voor het maken van een afspraak die jij niet meer hoeft te beantwoorden…
Al die herinneringen voor afspraken die jij niet meer hoeft te versturen…
Klinkt dat aanlokkelijk?
Dan moet je dus gaan automatiseren!
Automatiseren FTW
En dat doe je door de juiste digitale tools te kiezen en die dan weer aan elkaar te koppelen. En dat kan je grosso modo op drie manieren doen
Binnen bepaalde tools
Veel digitale tools bieden eigen automatisaties aan zoals bijvoorbeeld webshops of betaalpagina’s die automatisch facturen genereren en doormailen, automatische bevestigingsmails in afsprakentools, automatische mails in e-mailmarketingsoftware, … De tools die je al gebruikt kunnen vaak meer dan je denkt!
Via de API-key.
Ben je die term al wel eens tegengekomen in de instellingen van één van je tools, maar vroeg je je toen af wat voor een beest dat is? API staat voor Application Programming Interface en dat mag je meteen ook weer vergeten. Waar het om gaat is dat API de manier is om twee tools met elkaar te laten babbelen. Door de API-key van de ene tool in de andere tool te zetten, zorg je ervoor dat de ene tool gegevens kan doorgeven aan de andere. API wordt bijvoorbeeld gebruikt om je Mollie-betaalsysteem te koppelen aan je webshop of om gegevens van een inschrijvingssysteem door te geven aan je mailingsoftware.
Door op die manier twee tools aan elkaar te koppelen, zorg je ervoor dat die met elkaar kunnen babbelen, informatie aan elkaar kunnen doorgeven en op die manier met elkaar informatie aan de slag kunnen. (De roddeltantes!)
Via integratietools als Zapier
Sommige tools werken niet met een API-key en kan je dus ook niet rechtstreeks met elkaar laten babbelen. Of geven niet voldoende informatie door via de API-key, waardoor je niet de juiste informatie kan gebruiken in een andere tool. Maar dat hoeft geen probleem te zijn, want voor die gevallen heb je Zapier. Zapier is een tool die andere tools met elkaar verbindt en op basis van informatie van de ene tool handelingen kan uitlokken bij één of meerdere andere tools. Bij Zapier spreekt men over ZAPs en een ZAP is een opeenvolging van taken die worden uitgevoerd wanneer een bepaalde trigger plaatsvindt.
Bijvoorbeeld: ALS er in Plug&Pay een nieuwe betaling wordt geregistreerd DAN krijgt de klant een bepaalde tag in ConvertKit en wordt hij toegelaten tot een online leerplatform.
Die zaps kunnen zoveel taken bevatten als je wil en kunnen zelfs filters (een zap die enkel werkt als aan een bepaalde voorwaarde is voldaan) of delays (een zap die wordt tegengehouden en pas op een bepaalde datum verdergaat) bevatten.
Maak het lekker ingewikkeld!
Al deze manieren van automatiseren zijn eigenlijk niet zo heel ingewikkeld, maar als je eenmaal vertrokken bent, ga je het vanzelf ingewikkeld maken. En dan bedoel ik niet dat je er zelf niets meer van begrijpt, maar wel dat je automatisaties zodanig uitgebreid worden dat je echt bijna niets meer zelf hoeft te doen. En dan gaan je automatisaties voor de (onwetende) buitenwereld wel ingewikkeld lijken. Maar voor jou zijn ze alleen maar handig want ze nemen je werk uit handen.
Ik knutselde een tijdje geleden een zap in elkaar van 17 stappen waarin 8 tools betrokken werden met daarin nog enkele automatisaties in de tools zelf of tussen de tools onderling.
Dat ging zo:
-
Een deelnemer schrijft zich in voor een online cursus
-
De betaling verloopt onmiddellijk online
-
In het facturatie-programma wordt een nieuwe klant aangemaakt en een nieuwe factuur voor die klant
-
Die factuur wordt uiteraard verzonden naar de deelnemer
-
De deelnemer krijgt een tag in het e-mailmarketingprogramma van waaruit meteen een bevestigingsmail vertrekt met praktische info over de cursus
-
De gegevens van de deelnemer worden opgeslagen in een google sheet
-
De deelnemer wordt op een bepaalde datum in de toekomst toegelaten tot de online cursus
-
De deelnemer krijgt dan ook een mailtje dat zij toegelaten werd tot de cursus en er dus kan invliegen
-
Afhankelijk van de datum waarop de deelnemer zich inschreef wordt zij ook nog toegelaten tot één of twee bonuscursussen
Of zoals ik vandaag nog zei tegen een vriendin die ook online workshops wil gaan aanbieden: jij maakt de workshops en gaat dan onder een palmboom liggen terwijl het geld binnenstroomt! Who’s in?
Zapier is maar één van mijn favoriete tools. Nieuwsgierig naar de rest? Download dan hieronder de toolkit met al mijn favoriete tools.
