Spendeer minder tijd in je mailbox

Mijn mailbox is één van de belangrijkste tools om mijn business te runnen. Uiteraard komen en gaan al mijn mails met klanten, partners, … via mijn mailbox. Maar het is voor mij ook te verzamelplek van alle dingen die ik niet mag vergeten en die ik via braintoss naar mijn mailbox dirigeer. Knoop in de zakdoek, next level!

Tegelijk wil ik zo weinig mogelijk tijd spenderen in mijn mailbox. Ik ga twee of maximum drie keer per dag heel bewust naar mijn mailbox en baken de tijd die ik er dan in spendeer tot maximum een half uur per keer. Voor de rest van de dag laat ik mijn mailbox dicht!

En dat werkt, maar alleen omdat ik enkele regeltjes hanteer en die ook heel consequent toepas. En ik vertel dit niet omdat ik mezelf zo geweldig vind, maar omdat ik ervan overtuigd ben dat jij dat ook kan!

You can do this 👊

#1 Enkel nieuwsbrieven die mij interesseren

En, echt waar, ze bestaan, nieuwsbrieven waar ik echt iets aan heb, waar ik iets van opsteek of die gewoon heel erg leuk zijn om te lezen omdat de goesting van de schrijver er bij elk woord van afspat.

En die mogen blijven, graag zelfs, maar al de rest gaat er onverbiddelijk uit!

Doe eens het volgende:

Schrijf je de komende twee weken uit voor elke nieuwsbrief die je ontvangt en die je toch nooit leest. Geloof me, dat helpt.

  1. Als je merkt dat je bepaalde nieuwsbrieven blijft ontvangen, markeer ze dan als spam. Na twee of drie keer, of vaak zelfs al na één keer, weet je e-mailprogramma dat je deze shit niet meer in je inbox wil en gaat-ie de volgende keer regelrecht naar je spam-map!
  2. Na verloop van tijd ontvang je af en toe toch weer eens een nieuwsbrief omdat je je e-mailadres ergens hebt achtergelaten, schrijf je dan gewoon meteen weer uit!
  3. Geniet van een (bijna) lege inbox en voel je helemaal zen! 🧘‍♀️ Of toch bijna!

#2 Weg met mapjes

Hoeveel mapjes zitten er in je Inbox? Maar serieus, er was een tijd dat ik 57 had! No shit! En maar zoeken waar die mail zich bevond (nooit in het eerste mapje waar ik keek). En maar opruimen in al die mapjes.

Tot ik de zoekfunctie ontdekte. Zoveel handiger dan mapjes. Ik vind elke mail toch wel terug, op basis van de afzender, of een bepaald kernwoord wat er in gebruikt werd, of op basis van het tijdstip dat ik hem ontving, …

Dus: Dood aan alle mapjes! Gebruik je zoekfunctie!

#3 Touch it once

Open je mailbox, handel elke mail af, sluit je mailbox! Dat zou de workflow moeten zijn die je elke keer volgt als je een mailmomentje hebt.

Natuurlijk is het net iets minder simpel in de praktijk, maar niet veel! Je kan dit waarmaken als je de volgende stapjes volgt.

Spendeer minder tijd in je mailbox - keuzewijzer

Met “Archiveer” bedoel ik het enige mapje dat je nog mag hebben buiten je Inbox, namelijk dat waarin al je mails terechtkomen die je afgehandeld hebt.

  • In Gmail heb je hiervoor de knop “Archiveren”. Je vindt je mails dan nog gewoon terug via de zoekfunctie en via de knop “Alle e-mails” in de linkerzijbalk.
    Spendeer minder tijd in je mailbox - boomerang

  • Ook in Outlook heb je hiervoor de knop “Archiveren. Je vindt je mails dan ook terug via de zoekfunctie of in de map “Archief”.
    Spendeer minder tijd in je mailbox - archiveren

  • In de meeste mail-apps op je smartphone kan je een mail archiveren door de mail naar links of rechts te swipen (een beetje afhankelijk van de app en van je toestel).

Let op! Archiveren is niet hetzelfde als verwijderen.

  • Verwijderen → de mail is definitief weg!

  • Archiveren → de mail is uit je zicht en dus uit je hoofd, maar wel nog makkelijk terug te vinden met de zoekfunctie van je mailbox!

Is dit echt de moeite waard?

Deze regeltjes consequent toepassen levert je het volgende op:

  • Altijd een lege inbox, want al je mailtjes zijn meteen gearchiveerd.

  • Nooit meer tijd spenderen aan het opruimen van je mailbox, want dat doe je automatisch na elke mail.

  • Al je mails zijn makkelijk terug te vinden met de zoekfunctie van je mailbox.

  • Heel. Veel. Rust. In. Je. Hoofd.

Echt waar! Stel je eens voor dat je je mailbox opent en er zitten vier mailtjes in. Één ervan is een razend interessante nieuwsbrief die je enkel even leest, twee mailtjes kan je meteen beantwoorden en het vierde laat je nog even staan om er aan het einde van je werkdag wat tijd aan te spenderen. Zalig, toch? En stel je voor dat je dan je werkdag afsluit met een lege inbox! Need I say more?

Maar hoe begin ik hier nu aan?

Overtuigd, maar geen idee wat je nu moet met die 1247 ongelezen mails en 5485 gelezen mails die nog in mijn Inbox staan?

Behandel de eerste 50 volgens het stappenplan hierboven en archiveer al de rest! Nu! Meteen! Als er iets dringends tussen zit, komen ze nog wel een keer aan je mouw trekken. Believe me!

Mucho succes!

Hoeveel tijd spendeer jij dagelijks in je mailbox?

Unclouded

Tech shizzle tips en tricks rechtstreeks in je inbox

Automatisatie, tools, systemen: er is zoveel technische shizzle out there! In de Unclouded nieuwsbrief filter ik de interessantste tips en tricks eruit voor jou en deel ik plezante behind-the-scenes. Schrijf je nu in voor de enige tech-nieuwsbrief die je niet in slaap wiegt!

En word je toch geen tech-fan, dan is er zelfs een uitschrijf-knop voorzien.

Pin It on Pinterest

Share This