Klanten bellen, mailen, sms’en, whatsappen en voice mailen je om een afspraak vast te leggen. Meestal op de meest onmogelijke momenten. En dan ga jij ze terug bellen, mailen, sms’en, whatsappen en voice mailen om een voorstel te doen. Maar jouw voorstel komt niet goed uit, of ze zijn even niet bereikbaar, of ze zitten in de auto en hebben nu toevallig net hun agenda bij de hand. Of ze nog even kunnen terug-bellen, mailen, sms’en, whatsappen en voice mailen. En als die afspraak dan vastligt, dan bellen, mailen, sms’en, whatsappen en voice mailen ze je nog eens om die afspraak te wijzigen. Of om te annuleren.
Klinkt herkenbaar? Al eens aan een online systeem gedacht om je afspraken te managen? Wat veel ondernemers tegenhoudt is het idee dat ze dan de controle over hun agenda volledig uit handen geven.
Full control over je agenda!
Laat ik beginnen met dat laatste. Als je je agenda zelf beheert heb je ook de volledige controle hierover. Je bepaalt zelf op welke momenten klanten een afspraak kunnen maken en op welke je tijd hebt voor jezelf, je gezin, je administratie, … Je bepaalt zelf hoeveel tijd er zit tussen twee afspraken, hoe lang een afspraak duurt, hoe lang mensen op voorhand kunnen reserveren of annuleren, … En met een online systeem ben je die controle helemaal kwijt! NOT!
Meer controle met een online afsprakensysteem
Met een online afsprakensysteem kan je:
- Bepalen op welke momenten je klanten een afspraak kunnen maken en op welke ab-so-luut niet.
- Kiezen hoeveel tijd er zit tussen twee afspraken.
- Verschillende soorten afspraken laten maken, met verschillende duurtijden (bijvoorbeeld een intakegesprek van een half uur, een coachingcall van een uur, …).
- Bepalen hoe lang op voorhand afspraken kunnen gemaakt, gewijzigd en geannuleerd worden.
- Zelf afspraken maken, wijzigen en annuleren.
- Automatisch gepersonaliseerde bevestigings- en herinneringsmails versturen.
- Gemaakte afspraken meteen in je digitale agenda laten verschijnen en rekening houden met wat er al in je agenda staat.
Full control over je agenda dus. En meer nog! Als een klant aan de telefoon te horen krijgt dat hij drie weken moet wachten voor er een gaatje vrijkomt, is de verleiding voor je klant groot om te vragen of je toch niet ergens nog een gaatje hebt – please – je hoort de puppy eyes al bijna door de telefoon. Als je klant online ziet dat er de eerste drie weken geen plaats meer is voor een afspraak, is die verleiding al een heel pak minder groot.
Maak het je klanten makkelijker
Ook voor je klanten is het een enorm voordeel om online een afspraak te kunnen inboeken.
- Ze hoeven je niet lastig te vallen.
- Ze kunnen een afspraak maken op een moment dat het voor hen uitkomt, dus ook buiten jouw kantooruren.
- Ze kunnen op hun gemak hun eigen agenda vergelijken met de jouwe en het ideale moment uitkiezen.
- Ook voor annulaties en wijzigingen hoeven ze je niet lastig te vallen.
- Ze krijgen altijd een bevestigingsmail én een herinneringsmail, de kans op het vergeten van een afspraak is dus minder groot.
Welk systeem kiezen?
Er bestaat een shitload aan goede online afsprakensystemen. Er bestaan systemen voor kappers, restaurants, therapeuten, … en er bestaan meer algemene exemplaren die nagenoeg iedereen naar zijn hand kan zetten.
Mijn all-time favorite is Calendly. Lees hier hoe je deze helemaal naar je hand zet.
Twee andere opties:
Twee vergelijkbare, eenvoudige en gebruiksvriendelijke systemen, die voor veel ondernemingen interessant zijn. Het grootste verschil: de klantenmodule is bij youcanbook.me Nederlandstalig en bij Acuity Engelstalig.
