Sinds kort bied ik coaching calls aan waarin ik in 1,5 uur een deep dive neem in een tool die jij zou willen leren kennen. Om alles zo vlot mogelijk te laten verlopen, zowel voor mij als voor degene die een call wil inboeken heb ik, uiteraard ;-), het hele proces geautomatiseerd. Een belangrijk onderdeel in dit geautomatiseerde proces is mijn online afsprakentool. Deze tool zorgt ervoor dat de klant zelf haar afspraak kan inboeken op een moment dat het haar het beste past.
Full control over je agenda!
Wat veel ondernemers tegenhoudt is het idee dat ze hierdoor de controle over hun agenda volledig uit handen geven. Als je je agenda zelf beheert heb je ook de volledige controle hierover. Je bepaalt zelf op welke momenten klanten een afspraak kunnen maken en op welke je tijd hebt voor jezelf, je gezin, je administratie, … Je bepaalt zelf hoeveel tijd er zit tussen twee afspraken, hoe lang een afspraak duurt, hoe lang mensen op voorhand kunnen reserveren of annuleren, … En met een online systeem ben je die controle helemaal kwijt.
Maar niets is minder waar!
Meer controle met een online afsprakensysteem
Met een online afsprakensysteem kan je:
-
Bepalen op welke momenten je klanten een afspraak kunnen maken en op welke ab-so-luut niet.
-
Kiezen hoeveel tijd er zit tussen twee afspraken.
-
Verschillende soorten afspraken laten maken, met verschillende duurtijden (bijvoorbeeld een intakegesprek van een half uur, een coachingcall van een uur, …).
-
Bepalen hoe lang op voorhand afspraken kunnen gemaakt, gewijzigd en geannuleerd worden.
-
Zelf afspraken maken, wijzigen en annuleren.
-
Automatisch gepersonaliseerde bevestigings- en herinneringsmails versturen.
-
Gemaakte afspraken meteen in je digitale agenda laten verschijnen en rekening houden met wat er al in je agenda staat.
Full control over je agenda dus. En meer nog! Als een klant aan de telefoon te horen krijgt dat hij drie weken moet wachten voor er een gaatje vrijkomt, is de verleiding voor je klant groot om te vragen of je toch niet ergens nog een gaatje hebt – please – je hoort de puppy eyes al bijna door de telefoon. Als je klant online ziet dat er de eerste drie weken geen plaats meer is voor een afspraak, is die verleiding al een heel pak minder groot.
Maak het je klanten makkelijker
Ook voor je klanten is het een enorm voordeel om online een afspraak te kunnen inboeken.
-
Ze hoeven je niet lastig te vallen.
-
Ze kunnen een afspraak maken op een moment dat het voor hen uitkomt, dus ook buiten jouw kantooruren.
-
Ze kunnen op hun gemak hun eigen agenda vergelijken met de jouwe en het ideale moment uitkiezen.
-
Ook voor annulaties en wijzigingen hoeven ze je niet lastig te vallen.
-
Ze krijgen altijd een bevestigingsmail én een herinneringsmail, de kans op het vergeten van een afspraak is dus minder groot.
Welke tool?
Er bestaan massa’s tools die je hiervoor kan gebruiken zoals Youcanbook.me, Acuity, Calendly, … Er zijn er die gespecialiseerd zijn in een bepaalde niche zoals Doctena (voor artsten), Salonized (voor schoonheidspecialisten) en Tablebooker (voor restaurants). Elke tool heeft zijn voor- en nadelen, maar er is er geen eentje die er echt uitspringt. Als je een algemene bookingstool nodig hebt waarin je klant een afspraak met jou kan maken, dan is Calendly zeker een goede keuze.
Calendly
Calendly heeft alles wat een online afsprakentool moet hebben:
-
Bevestigingen en herinneringen van je afspraken versturen.
-
Tijd vrijhouden voor of na afspraken.
-
Een limiet zetten op het aantal in te boeken afspraken per dag.
-
Bepalen hoe lang op voorhand een afspraak kan inboeken zodat je geen last minute boekingen krijgt.
-
Bepalen op welke momenten afspraken ingeboekt kunnen worden.
-
Koppelen met je online agenda zodat er rekening wordt gehouden met dingen die je zelf in je agenda hebt gezet.
-
Geboekte afspraken rechtstreeks in je online agenda plaatsen.
Zo kunnen coaching calls bij mij enkel ingeboekt worden op maandag en vrijdag, tenzij er op die momenten als iets in mijn agenda staat. Er kunnen niet meer dan drie calls per dag geboekt worden en er moet minimum 4 dagen op voorhand geboekt worden. Na elke call houdt Calendly bovendien 15 minuten vrij zodat ik even op adem kan komen. Zo behoud ik de controle over mijn agenda, maar geef ik mijn klanten de vrijheid om een call in te boeken op een moment dat het hen past.
Zou jij het overwegen? Je klanten hun afspraken zelf laten inboeken in je agenda?
Meer info:
Calendly kost 10 $ per maand of 96 $ per jaar.
Een account aanmaken kan hier: calendly.com.
Lees ook de andere blogposts uit The Ultimate Toolkit
#1 – ConvertKit
#2 – Plug & Pay
#3 – Zapier
#4 – Factuursturen.be
#5 – Calendly
#6 – Squarespace
