Takenlijstjes in Notion, zo kan je er 100 maken. Voor elk afzonderlijk project eentje en nog eentje voor je taken in huis en nog eentje voor taken voor “ooit eens” en dan nog een paar extra. En dan raak je het Noorden kwijt. Want al die takenlijstjes moet je ook in de gaten houden. En als je er eentje vergeet, dan vergeet je uiteraard ook de taken die daar in staan.
Daarom maak je best één enkele takenlijst, en dan bedoel ik echt maar één hè. Niet stiekem twee of drie omdat dat toch taken zijn die niks met elkaar te maken hebben en dus in een aparte lijst moeten staan. Nee, ik bedoel echt ÉÉN TAKENLIJST! Tadaa! De Master Task List!
Ja maar, hoor ik je denken, dat is echt niet handig, want mijn taken voor mijn hoofdberoep wil ik niet samen zien met de taken van mijn bijberoep, en de taken die ik ’s avonds en in het weekend thuis moet opknappen die horen daar al helemaal niet thuis, laat staan de taken die ik moet uitvoeren voor de vereniging waar ik lid van ben.
Jawel, één takenlijst met al je taken. AL JE TAKEN. Of toch de taken die je in Notion wilt steken. Ik steek niet al mijn taken in Notion omdat ik dat niet altijd handig vind. Waarom dat is, dat lees je hier.
Maar terug naar Notion dus, alle taken die ik in Notion steek, zitten in mijn master task list. En, zoals bij elke database in Notion, kan je overal in je Notion-workspace een gesynchroniseerde kopie (oftwel een linked database) van deze takenlijst maken. Die kopie is, zoals gezegd, volledig gesynchroniseerd met de originele versie van de database. Dus alles wat je toevoegt, verwijdert of wijzigt aan de inhoud van deze database wordt ook in de originele database én in alle andere kopieën toegevoegd, verwijderd of gewijzigd. De inhoud is dus overal gelijk.
Hoe je database wordt getoond, welke views je gebruikt, hoe je je database filtert of sorteert, welke properties worden getoond of verborgen, … kan bij elke kopie van de database anders zijn.
Zo kan je bijvoorbeeld op één plaats in Notion alle taken tonen die je vandaag moet uitvoeren en die aan jou toegewezen zijn. Op een andere plaats toon je alle taken die tot een bepaald project behoren, gesorteerd op deadline en op een derde plaats laat je alle taken zien die nog geen owner hebben en die nog niet uitgevoerd zijn.
En zo heb je overal in Notion al je taken bij de hand zonder dat je 100 takenlijstjes moet aflopen om te zien wat er vandaag op je bordje ligt. Zo kan je op een kalender al je taken zien en niet enkel de taken van een bepaald project. Zo kan je overal in Notion taken toevoegen zonder naar de juiste takenlijst te moeten zoeken.
Hoe je dat precies aanpakt leg ik uit in een video-tutorial, die vind je hier:
