Zes redenen om te kiezen voor online facturatie-software

Een kleine anekdote: in een vorige job werd ik verantwoordelijk voor het maken van de facturen en offertes. De collega die dit daarvoor deed, maakte alle facturen (soms wel 20 op een dag) met de hand in Word. Ook alle berekeningen (totalen, BTW, …) werden zelf gedaan.

Toen ik deze taak overnam, nam ik ook de werkwijze klakkeloos over. Ik was in de veronderstelling dat facturatiesoftware een arm en een been kostte, en dat hadden we niet. Maar wringen deed het wel, dat factureren in Word. Dat moest efficiënter kunnen. Dus ging ik toch op zoek naar een andere oplossing.

En die vond ik vrij snel: online facturatiesoftware. En ik geef je zes redenen om ook te kiezen voor deze makkelijke manier van factureren.

Betaalbaar

Een arm en een been, dacht ik dus. Maar niets is minder waar. Door de abonnementsformules is het niet nodig om facturatiesoftware aan te kopen, maar kom je met 10 à 15 € per maand vaak al een heel eind. Er is zelfs software waarbij je geen vast bedrag per maand betaald, maar een klein bedrag per document. Ideaal dus wanneer je maar weinig facturen maakt.

Gebruiksvriendelijk

Jij bent geen IT-er en ook geen boekhouder en dat is gelukkig ook niet nodig. Online facturatiesoftware is gebruiksvriendelijk. Het hele systeem in gebruik nemen, kost je even wat tijd en moeite, maar eens je alles klaar hebt, maak je je offertes en facturen in enkele muisklikken.

Personaliseerbaar

Je eigen kleuren, logo en layout, je eigen tone of voice in de mails bij je offertes, facturen en herinneringen, hoe snel herinneringen worden verstuurd, … Je zet de hele software volledig naar jouw hand zodat alles perfect past binnen de stijl van jouw onderneming.

Geautomatiseerd

Je maakt een offerte, die wordt door de klant goedgekeurd met een druk op de knop, van die offerte maak je een factuur, die kan betaald worden via een betaalknop met een online betalingssysteem erachter, de factuur wordt automatisch gemarkeerd als betaald. Wordt de factuur niet tijdig betaald, dan worden er automatisch herinneringen verstuurd.

En dat is dan nog maar een deel van de automatisering. Ook dit kan met de meeste facturatiesoftware:

  • Elke maand hetzelfde bedrag factureren aan dezelfde klant.

  • Een koppeling maken met je bankrekening zodat ook met een overschrijving betaalde facturen automatisch als betaald worden gemarkeerd.

  • Toegang geven aan de boekhouder zodat je je facturen niet meer zelf hoeft binnen te brengen.

Overzichtelijk

Je weet op elk moment hoeveel je al hebt gefactureerd in om het even welke periode. Je ziet in één oogopslag hoeveel je nog mag verwachten aan openstaande facturen. Je ziet heel snel hoeveel BTW je dit kwartaal hebt gefactureerd.

Tijdsbesparend

Één keer steek je tijd in het opzetten van het hele systeem en daarna maak je je facturen en offertes in enkele clicks. Opvolging is nauwelijks nog nodig, omdat je software voor jou in de gaten houdt welke facturen al betaald zijn en welke niet, en bovendien zelf herinneringen gaat versturen als de betaling te lang op zich laat wachten.

Nog niet overtuigd?

Dit zijn nog meer redenen om te kiezen voor online betalingssoftware:

  • Je hebt altijd de laatste versie van het facturatiesysteem

  • BTW-nummers worden gecontroleerd, je kan hier dus geen fouten meer in maken

  • Wil je klant je factuur per post? Met de meeste facturatieprogramma’s kan dit tegen een kleine extra kost.

  • Voorraadbeheer is vaak mogelijk

  • Snelle exports van al je gegevens

  • Je hebt altijd een backup van al je facturen in de cloud

Welk systeem kiezen?

Voor iedereen is er een systeem, afhankelijk van je behoeften. Maar voor de basisbehoeften zijn de systemen allemaal vergelijkbaar, zowel wat de prijs als wat de mogelijkheden betreft. Ik zet er hier enkele op een rijtje

🔖 Lees ook: Ik besteed maandelijks 10 minuten aan mijn facturatie. En jij?Factuursturen

Unclouded

Tech shizzle tips en tricks rechtstreeks in je inbox

Automatisatie, tools, systemen: er is zoveel technische shizzle out there! In de Unclouded nieuwsbrief filter ik de interessantste tips en tricks eruit voor jou en deel ik plezante behind-the-scenes. Schrijf je nu in voor de enige tech-nieuwsbrief die je niet in slaap wiegt!

En word je toch geen tech-fan, dan is er zelfs een uitschrijf-knop voorzien.

Pin It on Pinterest

Share This