Waarom tools kosten wat ze kosten!

Ik weet dat nog, dat een bedrijf vroeger software-licenties moest kopen om een tool te kunnen gebruiken. Één licentie per werknemer, dat koste al snel bakken vol geld. En kocht je vandaag licenties voor het hele bedrijf, dan stond de software-gigant in kwestie een maand later al weer klaar met een nieuwere versie van zijn tool en zat jij met verouderde software voor de komende vijf jaar (of nog langer). Want niemand haalde het in zijn hoofd om nog eens opnieuw zoveel geld uit te geven aan software.
Dus toen ik enkele jaren geleden nog regelmatig opleidingen in bedrijven gaf over Excel, kwam ik een allegaartje aan versies tegen. In het ene bedrijf was iedereen al overgeschakeld op het hypermoderne Office 2016, terwijl ze ergens anders nog sukkelden met Office 2003. Of je had bedrijven waar alle mogelijke versies circuleerden, want als iemand een nieuwe laptop kreeg, krijg die er meteen ook een nieuwe licentie bij.

De tijd dat je software moest “kopen”, die ligt gelukkig ver achter ons. Tegenwoordig neem je een abonnement op de software die je nodig hebt en dat heeft veel voordelen.

Alles gebeurt in de cloud

Als ik kijk naar welke tools er op mijn laptop geïnstalleerd zijn, dan zijn dat er maar een handjevol. De meeste tools gebruik ik rechtstreeks in de browser. Maar zelfs de tools die wel nog geïnstalleerd zijn op mijn laptop, zijn verbonden met de cloud. Het voordeel hiervan is dat ze minder ruimte innemen op je harde schijf en minder geheugen verbruiken. Dat zorgt er dan weer voor dat alles een pak sneller gaat.

Een ander voordeel is dat je gegevens niet meer (alleen) op je harde schijf staan. Het risico op verlies van je gegevens is dan ook een pak kleiner. Geen drama’s meer als die harde schijf plots de geest geeft.

Het nadeel is wel dat je steeds verbonden moet zijn met het internet. Tools die je in de browser gebruikt, werken niet zonder internetverbinding, geïnstalleerde tools hebben soms een beperkte functionaliteit. Iets om mee rekening te houden als je een workation op een afgelegen plek plant.

Altijd de laatste nieuwe versie van de software

Vroeger kocht je software, die bleef je hele leven van jou, je hoefde er niet steeds opnieuw voor te betalen, maar je hield dan ook je hele leven de versie die je op dat moment kocht. Tijdens een beperkte periode mocht je nog wel op regelmatige beveiligingsupdates rekenen, maar nieuwe functionaliteit was voorbehouden voor de kopers van de volgende versie van de software. Vergelijk het een beetje met een auto die je koopt en die nog wel onderhouden wordt, maar voor de nieuwste snufjes moet je een nieuwe auto kopen.

Het gevolg was dat je de aankoop van de nieuwste versie uitstelde omdat die dingen behoorlijk prijzig waren en je na jaren dus met sterk verouderde software aan het werken was (herinner je je die Word-documenten van je collega die je niet kon openen omdat zij al de nieuwste versie van Word had en jij nog niet?).

Door een abonnement te nemen op software, krijg je steeds de nieuwste versie van de software, dat is een deel van de deal. Jij betaalt maandelijks je abonnementskosten en de software wordt voor jou onderhouden, geüpdatet, gehost, … En jij kan hem gewoon gebruiken. SAAS, wordt dit genoemd, oftewel Software As A Service. Software is niet langer een product dat je koopt, maar een dienst die je inhuurt.

Voordelige prijs

Je vindt tools in alle mogelijk prijscategorieën. Van (beperkt) gratis tot enkele honderden euro’s per maand. De meeste tools zijn echter ontzettend betaalbaar en zitten tussen de 10 € en 25 € per maand afhankelijk van de tool, het aantal gebruikers en het soort abonnement dat jij kiest.

Gratis

Een aantal tools bieden een gratis abonnement aan. Soms is dat voor jou voldoende, maar in de meeste gevallen zal je zien dat de functionaliteit dan erg beperkt is. Het is wel interessant om de software eens uit te testen met een gratis abonnement. Als het je bevalt kan je dan overschakelen naar een betalend pakket. Veel tools bieden sowieso al een gratis proefperiode van 7, 14 of soms zelfs 30 dagen aan, zeker ook altijd de moeite om dit eerst te doen voor je je portemonnee bovenhaalt.

Verschillende pakketten

Bij de meeste tools heb je een keuze uit verschillende pakketten en hoe duurder het pakket, hoe meer mogelijkheden je krijgt. Dit kan gaan over meer functionaliteit, maar ook meer gebruikers, meer gekoppelde accounts, meer facturen, … Vergelijk de pakketten goed en kijk welk pakket het beste bij jou past. Twijfel je? Kies dan steeds voor het minst prijzige pakket. Je voelt dan snel genoeg of je hier genoeg aan hebt of dat je nood hebt aan meer. Andersom voel je dat minder en betaal je misschien meer dan nodig zonder dat je daar erg in hebt. Upgraden kan bovendien op elk gewenst moment, downgraden enkel op het moment dat je abonnement weer vernieuwd wordt.

Maandelijks of jaarlijks betalen?

Je hebt vaak de keuze tussen een maandelijkse of jaarlijkse betaling. Kies je voor jaarlijks, dan krijg je vaak een enorme korting. En dat kan echt een heel groot verschil zijn, van 2 maanden gratis tot wel 30% korting of nog meer (het grootste verschil dat ik al tegenkwam was 50% korting als je koos voor een jaarabonnement). Toch is het niet altijd interessant om meteen een jaarabonnement af te sluiten. Je weet niet altijd wat de toekomst brengt en misschien ga je de tool toch minder vaak gebruiken dan je op dit moment denkt. Schrik er dus niet voor terug om de tool eerst één of twee maanden rustig uit te proberen en pas als je heel zeker bent over te schakelen op een jaarabonnement.

Bovendien kan het een om een behoorlijk bedrag gaan als je op korte tijd verschillende tools tegelijk gaat gebruiken en voelt het misschien beter om elke maand een klein bedrag van je rekening te zien gaan i.p.v. in één keer een groot bedrag. Misschien een beetje een overdreven vergelijking, maar ik heb mijn huis ook niet in één keer betaald.

Je kan je abonnement overigens op elk moment opzeggen, het blijft dan nog lopen tot de laatste dag van de periode waarvoor je betaald hebt. Merk je dus dat je een tool echt niet meer gebruikt, zeg hem dan nu al op, dan voorkom je onaangename verrassingen omdat je hem vergeet op te zeggen voor de hernieuwingsdatum. Believe me, ik heb het al meegemaakt…

Zijn die tools het geld wel waard?

Één tool is niet duur, maar als je er meerdere tegelijk gebruikt, dan kan de prijs algauw oplopen. Je kan je dan terecht afvragen of je al die tools wel nodig hebt en de enige die daarover kan oordelen ben jij zelf.

Ik kan je alleen dit zeggen: ik gebruik op dit moment 16 tools en besteed hier een kleine 300 € per maand aan. Mijn tools kosten gemiddelde ongeveer 15 € per maand, met uitschieters van 3 € tot 100 € per maand. Al deze tools zijn nodig omdat ik een aantal dingen digitaal aanbied of omdat ze ervoor zorgen dat veel administratie vereenvoudigd of geautomatiseerd verloopt. Ik zou mijn job waarschijnlijk met een heel pak minder tools even goed kunnen doen, maar het zou dan allemaal veel meer tijd in beslag nemen. En laten we eerlijk zijn, ik doe liever wat meer zone-of-genius-werk om 300 € extra omzet te genereren om die tools te betalen dan dat ik het werk zou moeten doen dat die tools mij nu uit handen nemen. De keuze is voor mij dus heel snel gemaakt.

Een tip van mij voor jou

Als je goed op weg bent met het gebruik van je digitale tools, verlies je misschien het overzicht een beetje. Hoeveel kosten die tools ook alweer? Van welke heb je een maandabonnement en welke vernieuwen jaarlijks? Gebruik je ze nog wel allemaal? Om te voorkomen dat je ineens 250 € van je rekening ziet verdwijnen omdat je de automatische, jaarlijkse hernieuwing van een tool die je eigenlijk niet echt meer gebruikt over het hoofd hebt gezien, hou je best ergens een lijstje bij van alle tools die je gebruikt, de kostprijs en de datum van de volgende hernieuwing. Werp hier eens regelmatig een blik op en annuleer je abonnement vóór de jaarlijkse hernieuwingsdatum.

Ik heb een overzichtje gemaakt in Notion van al mijn tools. Je kan een template voor zo’n overzicht hier downloaden om te gebruiken in je eigen workspace.

Hoeveel besteed jij maandelijks aan je tools?

Lees ook de andere blogposts uit The Ultimate Toolkit

#1 – ConvertKit
#2 – Plug & Pay
#3 – Zapier
#4 – Factuursturen.be
#5 – Calendly
#6 – Squarespace

Unclouded

Tech shizzle tips en tricks rechtstreeks in je inbox

Automatisatie, tools, systemen: er is zoveel technische shizzle out there! In de Unclouded nieuwsbrief filter ik de interessantste tips en tricks eruit voor jou en deel ik plezante behind-the-scenes. Schrijf je nu in voor de enige tech-nieuwsbrief die je niet in slaap wiegt!

En word je toch geen tech-fan, dan is er zelfs een uitschrijf-knop voorzien.

Pin It on Pinterest

Share This